7 Práticas de Ouro de Compliance com Fornecedores
Por Ricardo Santos - CEO Super Condomínios
Atualmente não ter relações éticas e transparentes com os prestadores de serviços é também uma realidade incontestável no mundo condominial. Portanto, uma das grandes oportunidades de melhoria na nova Era da administração de condomínios, com mais transparência, é incluir regras de relações comerciais mais saudáveis, éticas, harmoniosas e justas a todas as partes.
Isso é Compliance com fornecedores, algo mais costumeiro no mundo empresarial, entretanto, perfeitamente replicável em condomínios também.
Ter um processo transparente e um canal de “papo ético” vem se tornando mandatório a qualquer tipo de negócio. Em condomínios não deve ser diferente, dado os valores expressivos do segmento, somando o total de condomínios comerciais, residenciais e shoppings, no país.
O processo de Compliance com fornecedores de condomínios visa promover relações perenes entre contratados e contratantes, além de cultivar relações ganha-ganha e confiança para ambos os lados.
Utilizar-se das políticas de “esfolar” ou “sangrar” os prestadores de serviços, ainda são práticas de mercado, por alguns condomínios e cada vez mais inaceitáveis. Por outro lado, o fornecedor jogar o preço nas “alturas”, para mitigar riscos ou pagar “bolas” ferem os aspectos moralmente éticos, além de ser desleal com as demais empresas do setor.
Os condomínios devem se responsabilizar e exigir as obrigações legais, trabalhistas, tributárias, dentre outras, aos seus prestadores de serviços. O mote é que a integridade seja uma “via de mão dupla” e a cadeia produtiva inteira seja beneficiada.
Dado o avanço das melhores práticas de Governança aos condomínios, alguns Shoppings e Condomínios Residenciais já estão adotando medidas mais rigorosas e critérios adicionais em seus modelos de contratação. Por exemplo, a exigência de certidões negativas às empresas participantes nos processos de concorrência, para a prestação de serviço como Segurança Patrimonial, Administração, Portaria, Limpeza, dentre outras, já estão sendo utilizadas. Outra medida que assegura a qualidade nas contratações é efetuar visitas às empresas e a alguns de seus clientes, um tipo de Due diligence.
Também eficazmente comprovada é criar internamente regras de ética e conduta aos investidores/moradores, administradores e prestadores de serviços alocados, nas dependências do condomínio. Regras estas que delimitam as fronteiras do que são e não são moralmente aceitáveis, nas relações entre as pessoas, empresas e demais partes.
Todo este conjunto de controles qualificam as compras e aumentam a credibilidade dos diretamente envolvidos nas relações comerciais, além de proporcionar maior tranquilidade aos sócios, investidores e proprietários. Outro benefício imensurável é distanciar o condomínio de práticas ilícitas de fraudes e corrupção.
Tudo isto posto, elencamos aqui 7 práticas de ouro, para preservar as relações, criar relacionamentos sustentáveis e de confiança, entre condomínios e seus fornecedores:
1) Averigue 360°C, as informações do fornecedor;
2) Crie um procedimento modelo de contratação claro e de forma pública, a todos (o combinado não sai caro);
3) Meça sistematicamente o fornecedor, com indicadores de desempenho (publique-os no portal de Transparência do condomínio);
4) Crie um canal de “papo ético”, sigiloso, com isenção e preservação das partes;
5) Elabore uma cartilha de Ética e Conduta, específicas ao condomínio;
6) Crie reuniões e apresentações a todas as partes, sobre estas regras de Ética e Conduta;
7) Estabeleça periodicamente discussões sobre o tema com Síndicos, Conselhos, Moradores, Investidores e Fornecedores
Cada um de nós tem um grau de contribuição com estas mudanças e quebras de paradigma, para relações mais éticas, transparentes e negociações leais. Isso fortalecerá as pessoas, os condomínios, a nação.
Então, quando vir o seu condomínio funcionando muito bem, tenha certeza que pessoas arduamente trabalharam para isso, com visão de Governança, Ética e Transparência, conduzidas e apoiadas, por grandes síndicos, com uma grande equipe e participação coletiva dos condôminos.
Cuidar e valorizar o nosso patrimônio requer atenção, tempo, participação e muita paciência.
Ricardo Santos – CEO Super Condomínios
