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Com certeza você já ouviu falar ou sabe quais são as atividades exercidas por uma administradora de condomínios, que aliás, não se confundem com as prerrogativas do síndico.

          Hoje DEVEMOS comparar a gestão de um condomínio com uma empresa, visto a quantidade de obrigações, atividades e processos que devem ser executados de forma correta por profissionais qualificados, garantindo o perfeito funcionamento, trabalhando de forma preventiva, evitando prejuízos para os proprietários e contribuindo para a valorização do patrimônio coletivo.

          Por todo exposto, a contratação de uma boa empresa de Administração é imprescindível para o sucesso na gestão do síndico, por isso, vale a pena elencarmos as principais funções de uma administradora, para os leitores que ainda possuem dúvidas neste tema.

          Insta esclarecer que, a contratação da administradora compete ao síndico, visto que se trata de uma prestação de serviço de confiança, salvo disposição contrária na Convenção Condominial. Ademais, o artigo 653 do Código Civil, consigna que: “Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato.” Portanto, válido o contrato estabelecido entre a administradora e o representante legal do condomínio, para os devidos fins.

          Resumidamente as administradoras mais tradicionais, possuem departamento financeiro para as contas a pagar, encargos e tributos; Departamento pessoal; Diligências junto às concessionárias e órgãos públicos; Suporte para realização das assembleias; Elaboração de comunicados quando solicitado pelo síndico; Confecção de boletos e da pasta de prestação de contas.

          É notório que a Pandemia Covid-19, acelerou muito os projetos e previsões do setor condominial. Tanto verdade que, nos últimos anos, assuntos polêmicos ou controversos, foram enfrentados e estão sendo pacificados, tais como: Assembleias, Virtuais, Lojas de Conveniência/Micromarket, Compliance, Lei geral de proteção de dados, Recarga de carros elétricos, matriz energética (energia fotovoltaica ou gerada por placas solares), Home office, facilites (serviços dentro do condomínio), necessidade de atualizar a convenção condominial e regulamento interno, profissionalização do síndico e gestores, assessoria jurídica mensal preventiva, locação por temporada, Multipropriedade, violência doméstica, implantação do e-social e muitos outros assuntos que evidenciam e ratificam o quanto o condomínio precisa estar assessorado por profissionais que tenham expertise e know-how na área.

          Como administradora de condomínios, militante há mais de 10 anos, observo e vivencio essas mudanças diariamente. Na Manager Gestão Condominial, empresa que sou franqueada, entendemos que, administrar a boa convivência em condomínios é uma arte criada a partir do talento de se relacionar tanto com números quanto com pessoas.

          Entendemos que administrar condomínios vai muito além de pagar contas, gerar os boletos e montar a pasta de prestação de contas, isso é o básico e precisa ser muito bem feito! Por isso, nossa proposta e empenho, de fato, é fazer GESTÃO CONDOMINIAL!

          Com certeza as 10 dicas elencadas abaixo, que fazemos para contribuir na gestão de sucesso dos nossos síndicos, também te ajudarão:

1. Gestão financeira e tributária: A Administradora deve monitorar os saldos e orientar os síndicos sobre as receitas e despesas, elaborar a previsão orçamentária com antecedência e discutir com o Corpo Diretivo ajustes necessários, acompanhar o percentual de inadimplentes; orientar como utilizar os fundos existentes, exemplo: fundo reserva, fundo de obras, fundo 13º salário; cumprir as deliberações da assembleia, emitir periodicamente as certidões negativas do condomínio e outros.

2. Patrimônio documental do condomínio: Organizar todos os contratos vigentes, atas de Assembleias, certificados, convenção, regulamento, plantas, laudos, garantias, orçamentos, documentos do departamento pessoal, manual do condomínio, documentos dos apartamentos, pastas dos prestadores de serviços, sequência de comunicados etc. Infelizmente é muito comum o condomínio não possuir todos os documentos arquivados e organizados, eles extraviam com a mudança de gestão. A administradora também deve disponibilizá-los no site e aplicativo para acesso de todos os condôminos.

3. Monitorar vencimentos obrigatórios: Serviços, manutenções e compromissos anuais obrigatórios, tais como: seguro, AVCB, certificado digital, assembleias, para-raios, limpeza de caixas d’água e gorduras, previsão orçamentária e outros. Avisar o síndico com no mínimo 30 dias de antecedência antes do vencimento e guardar todos os certificados.

4. Melhorar a Comunicação através de sistema multimídia: Informações de forma simultaneamente em diversos canais, mesclando texto, imagens, sons, site, e-mail, mensagens, jornais, monitor no elevador e outros.

5. Uso de tecnologia: Site, aplicativos, enquete, assembleia digital, pasta digital interativa, prestação de contas on-line, certidão negativas de débitos com assinatura on-line, reservas de espaços, controle de visitantes, livro de ocorrências digital etc.

6. Assessoria Jurídica: Atenção! A Administradora não pode fornecer serviços jurídicos atrelados no contrato. Esse ofício compete exclusivamente aos advogados. Essa dica é importante pois respalda o condomínio de situações diversas e garante um trabalho de forma preventiva que na maioria das vezes é mais barato que da forma corretiva. Além da cobrança dos inadimplentes para evitar desequilíbrio no fluxo de caixa e contas do condomínio.

7. Conciliação e mediação: Com certeza essa prática ajudará na solução de muitos conflitos existentes em condomínios. Normalmente, a mediação é realizada por um terceiro, neutro e imparcial, denominado conciliador, e tem o objetivo de facilitar o diálogo entre os moradores, na busca por um acordo satisfatório para as partes.

8. Previsão Orçamentária: Muitos síndicos afirmam que fazer a previsão orçamentária sozinhos, tem outros casos que a administradora reajusta com base em índices econômicos (inflação, IGPM, IPCA etc). Não permita isso!!! A previsão orçamentária deve ser feita pela administradora e analisada pelo síndico e conselheiros com antecedência da assembleia geral ordinária. O estudo minucioso das contas demonstrará se será preciso aumentos ou diminuir o condomínio.

9. Kit boas-vindas: Dica de ouro! Faça um resumo das principais regras da Convenção e Regulamento Interno, tais como: mudança, obra, reservas, contatos úteis, visitantes, pets e outros. Recebe os moradores novos com o kit boas-vindas, com certeza, essa nova família se sentirá mais acolhida e o síndico evitará diversos problemas por falta de informação. Os documentos na íntegra envie por e-mail para economizar papel.

10. Gestão humanizada: Cada condomínio possui a sua especificidade, por isso, cada vez mais os gestores precisam estar atentos ao perfil dos moradores e as respectivas demandas internas dessa pequena sociedade. Organização de eventos do condomínio também ajuda muito para interação e união dos moradores.

          Em suma, os verdadeiros administradores precisam ser habilidosos com números e, além disso, fazer uma gestão humanizada, se relacionar e cuidar de pessoas!

Dra. Mayara Prado – Advogada e Administradora

Pós-graduada em gestão de negócios FGV/SP

Membro da comissão de Direito Condominial OAB – Santos/SP.

E-mail: mayara.prado@manageradm.com.br

Site: www.manageradmfran.com.br

Tags: administraçãodecondominio administradoras sindicos gestão assessoriajuridica mediação tecnologia

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