Como escolher os fornecedores para condomínio?
Confira 7 dicas para contratar serviços com tranquilidade para o seu Condomínio, seja de empresas ou de prestadores de serviços.
Todo condomínio vai precisar de fornecedores, sejam empresas com serviços ou produtos periódicos, como o abastecimento de gás, a renovação do seguro ou necessidades eventuais, como manutenções e reparos, investimentos em melhorias, troca de portões, entre outros.
De qualquer maneira, é importante que o síndico, com ou sem o suporte de uma administradora, seja capaz de fazer as escolhas mais adequadas para o Condomínio. Em prol de uma gestão mais transparente, é importante que as decisões que afetem os demais condôminos – em custos ou em outros aspectos – sejam apresentadas e tomadas em conjunto-(exceção da contratação do seguro incêndio)-. Em casos menores, o próprio síndico pode fazer a escolha. Confira abaixo:
7 dicas para otimizar a escolha de fornecedores para o condomínio.
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Não economize nos orçamentos
Você já deve ter ouvido de uma lógica usada pelas grandes empresas de fazer, ao menos, três orçamentos antes de contratar um serviço ou comprar um produto. Esta deve ser a lógica de raciocínio do seu Condomínio. Quanto mais orçamentos realizados, maior a chance de economia, de mais qualidade e de encontrar um fornecedor alinhado às necessidades do momento.
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Utilize a internet
Atualmente, por meio da internet, é possível fazer quase todos os tipos de checagens em relação a uma empresa. No entanto, algumas perguntas e pesquisas básicas costumam garantir uma escolha adequada:
– A empresa tem um site? Se sim, procure saber a data de fundação e o portfólio de obras realizadas.
– Quais são as referências? A empresa foi indicada?
– Quais são os comentários em mídias sociais e sites de reclamações?
– É possível checar CNPJ no site da Receita Federal.
Antes de fechar qualquer negócio, lembre-se de firmar um contrato, especificando o prazo para execução do serviço ou obra, forma de pagamento, qualidade e especificação dos materiais usados, multas em caso de descumprimento, entre outros aspectos importantes. Um contrato bem feito é sempre uma garantia.
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Cuidados no caso de contratar pessoa física
Às vezes, os reparos necessários podem ser pequenos e o condomínio optar por contratar um prestador de serviço em vez de uma empresa constituída. Neste caso, o cuidado em relação ao contrato deve ser ainda maior, exigindo alguns documentos como:
– Comprovante de residência;
– Documentos de identidade;
– Recibos de pagamento.
Não esqueça de firmar um contrato e incluir garantias de entrega, especificar os tipos de materiais inseridos no orçamento, entre outros detalhes que considere relevantes. Recomenda-se a inclusão de multas no caso do não cumprimento dos itens presentes em contrato.
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Estabeleça critérios de escolha
Depois de ter os orçamentos recebidos e as empresas checadas, é hora de estabelecer os critérios de escolha dos fornecedores. Será que vale a pena sempre optar pelo mais barato? Não necessariamente. Avalie também a qualidade dos materiais que serão usados, os prazos e a forma de pagamento, assim como o período estabelecido para a entrega e garantia. É importante que o síndico saiba todos esses aspectos para que possa explicar da maneira mais clara possível todos os detalhes aos condôminos, caso haja essa necessidade.
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Solicite os documentos necessários
O prédio necessita de algum tipo de reparo? Se for necessário executar uma obra, é importante que o síndico peça as credenciais necessárias para a empresa.
Neste caso específico, haverá um engenheiro responsável pela obra e pelo projeto? Importante que tenha um engenheiro responsável em caso de obras, que seja emitida a ART, e que seja estudada a planta do Condomínio em determinados casos.
No caso de um novo sistema de segurança, a empresa entrega a garantia dos equipamentos? É importante que o síndico não seja omisso neste tipo de situação.
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Não hesite em pedir ajuda
Existem pessoas dentro do condomínio que entendem ou trabalham na área na qual um fornecedor será contratado? Aproveite o conhecimento e experiência desse condômino para tirar dúvidas sobre a empresa, o tipo de materiais usados, se os orçamentos estão alinhados à realidade do mercado. Essa ajuda pode tornar o processo de escolha mais tranquilo, eficiente e seguro.
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Monte uma lista de fornecedores
É provável que, ao longo do tempo, o Condomínio tenha necessidade de serviços semelhantes. Nesse caso, o síndico pode facilitar o trabalho e agilizar o atendimento das demandas do Condomínio ao montar uma lista de fornecedores conforme as áreas de atuação – avaliando a execução dos serviços contratados. No futuro, o seu trabalho será simplificado, se você for organizado e mantiver apenas os bons fornecedores em uma lista específica para eventuais necessidades.
Fonte: Mineira
