Hora da previsão orçamentária, e agora?
Desafio enfrentado anualmente por todos os síndicos, este é um dos mais importantes documentos para o planejamento financeiro dos condomínios
Para quem não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve! A afirmação muito utilizada por pensadores contemporâneos pode ser inspiradora para reflexões filosóficas. Mas, quando o assunto é o planejamento orçamentário do condomínio, ter as metas e projeções para o futuro bem definidas é essencial. Os síndicos têm normalmente muitas atividades e preocupações que demandam boa parte do seu tempo, como despesas fixas, alguns imprevistos, pedidos de moradores e decisões de assembleias condominiais. E para dar conta de todas essas demandas, o gestor precisa ter o controle dos recursos financeiros e de como eles serão gastos, principalmente dos saldos futuros disponíveis.
Com isso, entra em campo um dos maiores desafios de todo gestor: apresentar e aprovar a previsão orçamentária, para que o condomínio possa planejar suas ações e definir antecipadamente o valor de rateio da taxa para o ano seguinte. De acordo com o gestor financeiro Odilanir José Macedo, essa é uma ferramenta financeira básica prevista na maioria das convenções e que deve ser feita não apenas por ser obrigatória, mas principalmente porque confere previsibilidade e maior segurança ao trabalho que será desenvolvido pelo síndico nos próximos 12 meses.
"O estudo para sua elaboração deve ter como premissa básica as despesas reconhecidamente ordinárias, agregadas às necessidades identificadas ou alusivas às manutenções obrigatórias. Além disso, vale também considerar no documento uma terceira variável, que seriam os possíveis investimentos, sejam estes manifestados por anseio dos proprietários ou até mesmo em função da modernização e valorização do patrimônio", explica. Ele destaca ainda que sem planejamento é muito difícil e até ineficiente pensar em ações e tentar estabelecer prioridades.
Rodrigo Cunha Machado diz que a previsão orçamentária traz mais autonomia para traçar metas de gestão
Seguindo a mesma linha de raciocínio, o contador Rodrigo Cunha Machado acredita que investir no processo também permite mais autonomia ao responsável legal pelo condomínio. "Poder visualizar o que tem a receber e saber o que pode gastar traz o controle necessário para uma boa gestão. Ao saber exatamente quais serão os recursos disponíveis em determinado período, o síndico pode tentar reduzir custos para deixar mais dinheiro em caixa para aplicar em melhorias e manutenções. Com a previsão em mãos ele tem uma meta e mediante isso o condomínio já sabe o que vai pagar, o conselho fiscal está ciente do que tem de provisão de receita ou arrecadação e o gestor sabe exatamente que quantia tem para trabalhar", avalia.
É obrigatório?
Prevista no art. 1.350 do Código Civil e citada também no art. 1.348, VI, como um dos deveres que competem ao síndico, a previsão orçamentária é sim obrigatória. E, segundo o advogado Alberto Luís Calgaro, esse é um dos mais importantes documentos na administração financeira e no planejamento dos condomínios, já que é a partir dele que são definidos os reajustes na cota condominial, aprovação de obras e outras decisões importantes para o ano seguinte.
"A previsão orçamentária permite a administração antever o inevitável aumento das despesas, o que possibilita a tomada de medidas preventivas. Redução de gastos supérfluos e a renegociação de contratos estão entre as medidas que podem ajudar para que o reajuste do valor da taxa condominial não seja tão elevado. Sem essa programação o gestor pode ser pego de surpresa e ser obrigado a repassar tal aumento de forma imediata aos condôminos", avalia.
Alberto Calgaro afirma que a previsão deve ser apresentada para aprovação na mesma assembleia ordinária destinada à prestação de contas
Ainda de acordo com Calgaro, o documento deve ser apresentado para aprovação na mesma assembleia ordinária anual destinada à prestação de contas e, eventualmente, à eleição do síndico. "Embora existam convenções que indiquem períodos diferentes para a apresentação do levantamento, a sugestão é manter sempre no início de cada exercício, principalmente em função dos reajustes anuais envolvendo contratos de prestadores, valores de materiais e serviços, entre outros gastos", diz.
Por onde começar
Unanimidade entre os especialistas da área, o levantamento de todos os gastos que o condomínio teve no ano anterior compreende o primeiro passo da previsão orçamentária. E, deve ser separado em grupos de despesas, considerando de forma clara o que é ordinário, extraordinário com base nas manutenções preventivas em razão das garantias, provisão para extraordinário não previsto e investimentos.
Depois disso, é recomendado pensar em possíveis investimentos. Existe alguma obra que o síndico e condôminos julgam ser necessária fazer no próximo ano? Tudo isso deve ser contabilizado, sendo que as reformas podem ser divididas em 'urgentes', 'emergentes' e 'benfeitorias', e devem ser colocadas em uma ordem de prioridade, que deverá ser decidida em assembleia.
De acordo com o advogado, ao analisar as despesas e receitas dos últimos dois anos, o síndico consegue perceber um padrão no reajuste das despesas condominiais, como por exemplo: a correção salarial dos empregados, considerada a maior despesa e que ocorre sempre na mesma data-base definida em Convenção Coletiva de Trabalho; o aumento da conta de água e luz realizada mediante autorização das agências reguladoras e o reajuste programado de alguns contratos celebrados pelo condomínio, que já tem data e índices pré-estabelecidos em documento.
"Normalmente as despesas ordinárias do condomínio são as mesmas, o que facilita a previsão. O síndico deve avaliar a periodicidade e a forma de reajuste desses valores nos anos anteriores para poder projetar o aumento esperado para o ano corrente. É importante que o orçamento não seja muito enxuto, nem muito folgado, pois se trata apenas de uma previsão. Outro ponto a considerar na programação é a eventual inadimplência", comenta.
Calgaro destaca ainda que o fundo de reserva, via de regra, é estabelecido pela convenção como um percentual fixo incidente sobre o custo da taxa condominial. "Sendo assim, uma vez definido o valor em assembleia, a partir da previsão orçamentária apresentada, o fundo de reserva obrigatoriamente incidirá sobre esse valor", enfatiza.
Como não errar
Para ser assertivo em suas decisões, o síndico deve ter a consciência de que não é obrigado a ter conhecimento técnico sobre todas as áreas que compreendem o condomínio (direito, contabilidade, administração, engenharia etc.). Mas, é imprescindível que ele busque a assessoria de um profissional ou empresa qualificada, que tenha know-how no assunto, até que ele se sinta seguro o suficiente para fazer todo o processo sozinho. "Ao assumir o cargo ele também assume uma enorme responsabilidade. A ajuda de escritórios de contabilidade ou de uma boa administradora é de extrema importância, já que é através deles que podem vir os relatórios analíticos que vão ajudar a esclarecer possíveis problemas e assim o síndico conseguirá acertar na hora de montar a previsão", analisa Machado.
Outra dica do especialista é não ter receio de levar a verdade para os moradores, mostrando sempre todo o caminho percorrido até chegar ao resultado final. "Nunca omita nada e apresente em reunião tudo aquilo que foi observado, independente de valores. A ideia é justamente definir a previsão orçamentária em assembleia com a participação de todos, sabendo exatamente como iniciou o processo, de onde os dados foram retirados e como foi possível chegar a tais recomendações. Quando você levanta um orçamento você trata de números e com números não há possibilidades, há sim resultados", diz.
O contador destaca ainda que não há como inovar no levantamento dos dados, mas o síndico que deseja entregar um trabalho diferenciado e que realmente prenda a atenção dos condôminos deve investir toda a sua criatividade na apresentação. "Esclarecer como evoluiu o processo e como chegou a esse resultado é uma boa forma de inovar. Leve sempre índices indicativos, informando e apresentando as médias do ano anterior para que as pessoas tenham uma base e consigam entender de fato de onde você retirou as informações e como chegou à conclusão apresentada", conclui.
Dicas dos especialistas
Use uma planilha: organize todo o seu levantamento em uma planilha, pois assim você consegue visualizar de uma forma mais eficiente. Nesse espaço devem constar no mínimo as despesas dos últimos 12 meses, com uma análise do que foi previsto para o último ano e o que foi realizado
Converse com especialistas: Fale com o seu contador ou administradora para garantir que todos os itens necessários sejam considerados. Uma boa orientação é fundamental para se traçar uma Previsão Orçamentária que seja coerente, justa e que não traga reflexos negativos nos ativos do condomínio
Considere as inadimplências: Leve em consideração os casos de inadimplência do ano em vigência. Possivelmente terá o mesmo número de casos no ano seguinte e será necessário cobrir esse rombo
Deixe uma margem para os imprevistos: Depois de tudo somado, considere uma margem de sobra, em torno de 5 a 10% do valor total orçado
Planeje as obras/manutenções: Faça um levantamento do que precisará ser feito e a ordem de prioridade, como por exemplo, lavação e pintura da edificação, alteração da localização de medidores de energia por motivo de segurança, entre outros. Para esses casos, é importante que o tema também conste de forma isolada e clara na "ordem do dia", com objetivo de tornar a deliberação clara e sem dúvidas.
Alberto Calgaro afirma que a previsão deve ser apresentada para aprovação na mesma assembleia ordinária destinada à prestação de contas
Fonte: CondominioSC
