Prestação de Contas Transparente
O termo pode parecer um pouco insolente – Prestar Contas, entretanto, nada mais é que mostrar de forma cristalina, a parte financeira de um condomínio, explicando a todos os condôminos o que foi feito na gestão.
A prestação de contas deve ser um hábito para o síndico, que deve realizá-la sempre que possível, não somente quando solicitado ou apenas em assembleia ordinária.
Uma boa medida é o síndico adotar a prestação de contas mensal, onde todos os moradores recebam relatórios das despesas e receitas, tendo oportunidade de esclarecer dúvidas daquele período apenas. Isto facilitaria muito a prestação de contas que deverá ser apresentada na assembleia ordinária, a qual é obrigatória, conforme art. 1348, VIII do Código Civil Brasileiro.
Como Fazer Uma Prestação de Contas
A maioria dos síndicos já conta hoje com uma administradora que os auxilia na elaboração da prestação de contas; muitas inclusive, já encaminham mensalmente o detalhamento das receitas e despesas no próprio boleto da taxa, ou em um anexo a ela.
Vamos aqui tratar da prestação de contas obrigatória, que é realizada na assembleia ordinária.
Com o edital expedido, ou mesmo antes dele, é importante o síndico encaminhar um relatório com informações sobre todas as transações financeiras realizadas no período de sua gestão, informando sobre as manutenções e despesas extraordinárias. Falar sobre inadimplência, fundo de reserva, funcionários, etc.
Importante destacar:
1) Relatório - O relatório deve prever as receitas e despesas: Análise dos gastos da gestão:
• Despesas fixas – pessoal, contratos mensais e seguro;
• Despesas extras – como obras;
• Despesas variáveis – conserto ou troca de bomba d’água, peças para elevador.
2) Inadimplência – informar o percentual que ela representa, quais foram as medidas adotadas e o resultado das ações tomadas;
3) Fundo de Reserva – mencionar o saldo inicial e final; informar sobre retiradas, justificando-as e, se for o caso, apresentar proposta para a sua recomposição;
4) Informações recursos - sobre aplicações, outros fundos arrecadados como provisão trabalhista, se for o caso;
5) Postura e gastos com funcionários - Falar sobre postura e gastos com funcionários também é importante, mesmo porque compete ao síndico a adoção de medidas para redução de custos, sendo uma delas a portaria virtual. Por isso, é importante o síndico informar sobre salários, substituição e encargos;
6) Gráficos – Opcionais, mas não menos importantes, são os gráficos. Eles auxiliam bastante a visualização dos números pelos moradores. São, portanto, bastantes recomendados. Neles podem ser colocados os percentuais relativos a cada despesa, seja manutenção, pessoal, seguro e diversos.
Como visto, não há dificuldade em preparar uma prestação de contas, ao contrário, é uma atividade que mostra zelo pelo trabalho realizado e que demonstra transparência da gestão, proporcionando tranquilidade aos condôminos - eles precisam confiar na habilidade do gestor para a valorização do seu patrimônio.
