Gestão Condominial na Prática - Mayara Prado
Graduada em Administração de empresas, Militante há mais de 10 anos, Advogada e Palestrante, Membro da Comissão de Direito Condominial OAB-Santos/SP, Pós-graduada em gestão de negócios FGV/SP e Franqueada na Baixada Santista da Manager Administradora de Condomínios.
Onde está a minha encomenda?
EVITE TRANSPORTOS E PREJUÍZOS NA EXPEDIÇÃO E MENSAGERIA DO SEU CONDOMÍNIO. Lei Postal 6.538/78 art. 22º
A primeira compra feita na internet foi em 1994! Desde então essa nova forma de compra ganhou proporções multibilionárias. A pandemia potencializou esse fenômeno, mostrando que, em 2020, 75% dos brasileiros já realizavam compras on-line. Sendo assim, a gestão de encomendas dentro do condomínio se tornou de suma importância!
A princípio pode parecer uma tarefa simples, receber a encomenda e entregar para o condômino. Agora imagine um fluxo de mais de 100 encomendas por dia, sendo entregues por motoboys, correio, transportadoras e entregadores. Condôminos ansiosos que querem retirar a encomenda na mesma hora que recebem a mensagem de confirmação de entrega. Todos ao mesmo tempo! Enfim, não é tão simples, pelo contrário, exige seriedade e logística para que o setor de expedição e mensageria do condomínio funcione adequadamente.
Além disso, a Lei Postal nº 6.538/78, no artigo 22, consigna que: “Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”. Em outras palavras, o condomínio é responsável pelas encomendas, podendo responder por extravios, prejuízos e até mesmo enfrentar processos judiciais.
No caso de violação de correspondências, seja por parte dos funcionários ou moradores, o indivíduo poderá ser responsabilizado criminalmente, conforme consta no artigo 151 do Código Penal: “Devassar indevidamente o conteúdo de correspondência fechada, dirigida a outrem: Pena – detenção, de um a seis meses, ou multa”.
Se o seu condomínio está com dificuldades no setor de expedição e mensageria, pegue papel e caneta e anote as dicas que vamos lhe passar para a construção de uma gestão de encomendas organizada e eficiente, continue a leitura.
Conheça os problemas mais comuns que os condomínios enfrentam são: Extravio de correspondências; Violação de correspondências; Não conferir a mercadoria no momento da entrega; Não receber as encomendas; Receber as encomendas violadas sem perceber; Encomendas entregues para os moradores errados, principalmente com nomes parecidos e em casos mais graves, furtos dentro do condomínio.
Conheça quais os tipos de correspondências e encomendas:
• Cartas registradas, documentos, telegramas ou citação judicial: esses tipos de correspondências exigem mais atenção, pois em caso de extravio pode gerar muitos transtornos e prejuízo para as partes envolvidas. O ideal é que o funcionário que receba protocole a correspondência e peça aos condôminos que assinem o livro de controle após as receberem. Vale ressaltar que a entrega deve ser feita pessoalmente ao destinatário, tanto para que possa ser colhida a assinatura quanto para maior proteção dos colaboradores responsáveis.
• Mercadoria de pequeno volume e peso: Nesse caso é comum que os moradores esqueçam as encomendas na portaria, especialmente aqueles que entram e saem do condomínio sempre pelas garagens. Por isso, é importante que o funcionário responsável seja proativo na hora de entregar cada item, caso contrário caixas podem se acumular na portaria e as chances de erros aumentam.
• Mercadoria de grande volume e peso: O ideal que as regras para a entrega desse tipo de mercadoria estejam previstas no regulamento interno do condomínio, estabelecendo tamanho e peso, visando respeitar o espaço físico da expedição e a integridade física dos funcionários. Imagine um condômino que compra uma geladeira, outro compra um sofá e assim por diante. A expedição teria que ser enorme e com muitos funcionários
PASSO A PASSO PARA UMA GESTÃO DE ENCOMENDAS E CORRESPONDÊNCIAS EFICIENTE:
1. Estabelecer regras no Regulamento Interno: para manter a ordem e eficiência é importantíssimo que exista regras claras sobre o tamanho e peso máximo permitido, tempo de armazenamento na expedição e período de retirada da expedição, exemplo: se o correio entregou de manhã, o condomínio terá 24 horas para organizar e cadastrar, para posteriormente entregar para o proprietário com o devido protocolo assinado. Grande parte dos erros acontecem por pressão na entrega, esses procedimentos devem ser feitos com calma e atenção.
2. Funcionários destinados exclusivamente para a expedição e mensageria: Antes essa função era facilmente feita pelo zelador, pela portaria ou até pelo próprio síndico, devido ao aumento significativo da demanda interna, isso não é mais possível, agora é necessário ter funcionários treinados e específicos para este setor.
3. Treinamento: A gestão de encomendas na portaria do condomínio requer treinamentos frequentes e reciclagem do profissional responsável. Isso ajuda a evitar aqueles problemas comuns que citamos anteriormente.
4. Usar Tecnologia ao seu favor: Usar sistemas e aplicativos de gerenciamento de correspondências, de modo que deixe o cadastro mais rápido, protocolo confiável, histórico de encomendas recebidas e retiradas, relatórios, etiquetas e outros mecanismos tecnológicos que ajudam muito o condomínio na organização e eficiência do dia a dia, além de ser uma ferramenta importantíssima em caso de ações judiciais.
5. Estrutura externa: Quando o condomínio possui caixa de correio externa individualizada todo o processo de correspondências é facilitado, já que o carteiro pode entregar as cartas de cada unidade sem a necessidade de esperar pelo porteiro, e este não precisa entregar cada uma para os condôminos. Funciona para condomínio menores.
6. Adesão de lockers (armários inteligentes): Essa solução promove maior segurança, comodidade e conforto. E tem ganhado mais popularidade após a pandemia do novo coronavírus, pois elimina o contato com os entregadores ou funcionários. Infelizmente é um recurso que demanda um investimento considerável, mas em certos condomínios pode valer a pena. Funciona basicamente da seguinte maneira: O Entregador coloca o pedido no armário inteligente. Em seguida o morador recebe uma notificação (por SMS, App, E-mail ou WhatsApp) avisando que a mercadoria pode ser retirada. Os lockers possuem diferentes tamanhos, modelos e funcionalidades. Podem ser usados até mesmo para receber refeições e roupas de lavanderia.
7. Monitoramento: As imagens das câmeras são importantes para tirar dúvidas e até conferir uma situação específica e compreender o que aconteceu. Exemplo: O morador vai buscar a sua encomenda e é informado que ela já foi retirada, ele insiste que não retirou e começa a brigar na expedição. Nas câmeras será possível confirmar se realmente no dia e horário informado no protocolo a correspondência foi retirada, as vezes por outro familiar do apartamento ou até mesmo por outro proprietário por engano.
Por todo o exposto, a gestão de encomendas no condomínio não é mais um item opcional. Na verdade, é uma necessidade real, que precisa ser estudada minuciosamente conforme o histórico e demanda de cada condomínio.
Artigo desenvolvido por:
Mayara Prado - Administradora Manager Gestão Condominial
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Site: www.manageradm.com.br
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Graduada em Administração de empresas
Militante há mais de 10 anos
Advogada e Palestrante
Membro da comissão de Direito Condominial OAB – Santos/SP.
Pós-graduada em gestão de negócios FGV/SP.
Colunista do site Papo Condominial.
Colunista do site Sindiconline.
